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ZUFALL logistics group

Wie eine Operation am offenen Herzen

13.03.2019

Die Einführung der Anaxco AX CargoSuite am ersten ZUFALL-Standort Göttingen ist das größte IT-Projekt der letzten Jahrzehnte. Eine Mammutaufgabe für das Unternehmen, die Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen vor eine große Herausforderung stellt. Sie erkennen Schritt für Schritt, dass die Digitalisierung logistischer Prozesse wie eine Operation am offenen Herzen eines Unternehmens sein kann. Ein Statusbericht.

ZUFALL hatte sich drei Jahre auf die Einführung eines neuen Transport-Management-Systems (TMS) vorbereitet. Zusammen mit Softwareanbieter Anaxco und externen Beratern hat das interne Entwicklungsteam die Software auf die Bedürfnisse von ZUFALL abgestimmt. „Diese elementare Änderung von IT- und operativen Prozessen im laufenden Betrieb ist wie eine Operation am offenen Herzen. ‚Schalter umlegen‘ funktioniert da nicht“, erklärt Franco Labella, Zentralleiter IT und seit Oktober 2018 Programm-Manager­ des TMS-Projekts. Ein wichtiger Schritt für die Zukunft des Unternehmens, weil erst eine moderne Software die intensive Vernetzung und den Datenaustausch in Echtzeit mit allen Kunden und Partnern möglich macht. „Die technische Einführung der Software hat bis auf einige Anfangsprobleme relativ reibungslos geklappt. Das neue Herz hat begonnen zu schlagen. Überrascht hat uns, wie viel Zeit wir benötigen, die organisatorischen Veränderungen umzusetzen, bis wir mit unserem Transport-Management wieder die gewohnte Leistungsfähigkeit erreichen“, so der IT-Fachmann. Eine Phase, in der die Beziehung des Logistikdienstleisters zu den Kunden und die Belastbarkeit der Mitarbeiter sehr gefordert sind.

Ein umfassender Veränderungsprozess

Die Umstellung erfordert ein Umdenken der Mitarbeiter, denn für sie ändert sich der Arbeitsablauf erheblich. Anders als bislang können sie nicht mehr manuell an einer beliebigen Stelle in den Prozess eingreifen. Das neue TMS benötigt von Anfang an eine hohe Datenqualität und fordert alle Prozessbeteiligten, sich stringent an die vorgegebenen Abläufe zu halten, von der Auftragserfassung über die Sendungsverwaltung bis hin zur Abrechnung. „Wir haben diese tiefgreifenden Auswirkungen durch das neue TMS in dieser Intensität nicht erwartet“, gibt Jörg Rotthowe, Niederlassungsleiter von ZUFALL Göttingen, unumwunden zu. Für Rainer Hoppe, Geschäftsführer von A’PARI Consulting und profunder Softwarekenner, sind das gängige Nebenwirkungen einer solchen Umstellung: „So etwas zeigt, dass die Einführung eines neuen­ TMS kein reines IT-Projekt ist, sondern ein umfassender Veränderungsprozess. Das TMS beeinflusst ein Unternehmen in der eigentlichen IT-technischen Umsetzung, in der Veränderung des Datenflusses, der Anpassung der Prozesse und in den Köpfen der Mitarbeiter.“ Digitalisierung bedeutet hier, dass die Standardprozesse weitgehend losgelöst von manuellen Eingriffen automatisch ablaufen. Der Mensch wird dann durch die AX CargoSuite von der Prozesssteuerung bei Routineaufgaben entlastet. Er kann sich mit seiner Kompetenz auf andere Bereiche – zum Beispiel den Kundenservice – konzentrieren. „Wir mussten schmerzhaft lernen, die Steuerung der Abläufe komplett an eine Software zu übertragen“, sagt Jörg Rotthowe. „Dazu hatten wir unsere Prozesse noch nicht vollständig auf alle neuen Anforderungen eingestellt. Und wir lernen immer noch jeden Tag dazu und erkennen die Chancen, die mit dieser Veränderung verbunden sind“, fügt er hinzu.

Mit Mut in die kommenden Neuerungen

Experten wie Rainer Hoppe kalkulieren für die Startphase nach einer Softwareumstellung einen Zeitraum von bis zu einem halben Jahr. „Wenn die Datenqualität sich auf hohem Niveau einpendelt und die Mitarbeiter die Erfolge und das Potential der AX Cargo­Suite sehen, steigt ihre Akzeptanz im Umgang mit der neuen Software schnell“, meint Rainer Hoppe. Vor der TMS-Umstellung bestand das tägliche Arbeitspensum eines Mitarbeiters zu 15 bis 20 Prozent aus Datenakquise. Zeit, die nun jeder in das Kerngeschäft investieren kann. ZUFALL habe zudem die Chancen der Digitalisierung früh erkannt, so Rainer Hoppe. Aktuell liegt die Herausforderung für jeden einzelnen ZUFALL-Mitarbeiter im Umgang mit der Systemumstellung. Insbesondere darin, sich bewusst zu machen, dass sich Arbeitsschritte im Transport-­Management nun auf die gesamte Transportkette auswirken und nicht mehr isoliert betrachtet werden können. Die Zeit bis zum Januar 2020, wenn das TMS auch in der Niederlassung Fulda eingeführt wird, nutzt ZUFALL nun, um den Blick dafür zu schärfen. „Bei ZUFALL Göttingen haben wir uns Prozesssicherheit angeeignet. Das ist insbesondere deshalb wertvoll, weil uns zahlreiche Kollegen vom Standort Fulda bei der Umstellung enorm unterstützt haben und sie dieses Know-how nun mitnehmen können“, so Franco Labella. Die gesammelten Erfahrungen werden die Einführung der AX Cargo­Suite bei ZUFALL in Fulda deutlich erleichtern.